内容証明

内容証明とは?

1.内容証明郵便(以下「内容証明」という。)の登場する場面
当事務所で、内容証明が最も多く使われるのは、貸金の返還請求「貸したお金を返してくれ」とか、売買代金の支払い請求「購入した代金を払ってくれ」など、いわゆる債権回収の場面です。勿論、その他にも債権譲渡の通知(民法第467条第2項)などにも利用します。一般的に多くなじみのある前者の場合を前提に内容証明につき説明します。

 

2.内容証明郵便とは
内容証明は、郵便局が提供するサービスの一つで、書留郵便の一種です。
貸金の返還請求や売買代金の支払請求するにも、いきなり裁判というわけには行かず、まずは相手方(債務者=お金を借りた方、商品を買った方)に対して請求しなければなりませんし、それでも相手方が支払ってくれないとの紛争性が生じてから初めて裁判が起こせます。この債権回収の請求は、請求書の書面を、普通郵便はもちろん電子メールなどで送ってもよいのですが、それでは「どういった内容の手紙を送ったのか」「それがいつ届いたのか」を後から証明することができず、その証明することが非常に困難になります。
そこで、内容証明郵便は、このような「どのような内容の手紙を送り」「それがいつ到達したか」をはっきりさせたいときに使うものです。
《具体的》には、    内容証明は同じ内容の文書を3通使用します(字数制限などがありますが詳細は郵便局のサイトでお願いします。)。    そのうちの1通は郵便局の受理印を受けて差出人の控えになります。    その他のうちの1通は、書留文書として相手方に配達されます。    そして、残りの1通は、郵便局が5年間保管し、その文書が差し出されたことを内容とともに証明してくれます。    この時「配達証明」は必ずつけてください。本来自由ですが、つけなければ内容証明の価値が半減します。

 

3.内容証明郵便で請求する意味
では、この内容証明を、なぜ債権回収の場面で利用するのでしょうか?ただ単に相手方に対して支払いの請求を知らせるというだけのものではありません。そこには次のような法的な意味がります。
(1)  消滅時効の中断(民法第147条以下)まず、請求書を送付することには、消滅時効を中断させるという意味があります。債権は一定期間(債権の種類により異なります。)それを行使しないでいると時効によって消滅します(少し表現が難しいのですが)。そのようにさせないためには、消滅時効を中断さる必要があります。消滅時効を中断させるには、裁判を提起するなどの対応をしなければならないのですが、裁判外での「催告」にも、仮にですが、消滅時効の中断の効力があります。裁判外での「催告」をしておくと消滅時効の完成が6か月間だけ猶予されます。請求書を送付することは、この「催告」に当たりますので、請求書を送付することで、その6か月の猶予期間に裁判を提起するなどの対応をすることが可能となるということです。時効の完成が近いときには極めて重要な効果を発揮します。
(2)  遅延損害金の発生・請求期限の定めのない債権などについては、請求をした時(期限の到来)から遅延損害金が発生することになりますから、請求書を送付しておくことによって、遅延損害金を発生させることができるようになります。
(3)  契約解除権(事由)の発生・行使契約を解除するためには、相手方が債務不履行に陥っていることが必要ですが、期限の定めのない債権については、請求をした時から債務不履行になります(民法第412条第3項)ので、契約を解除したいという場合にも請求書の送付は重要な意味を持つことになります。
(4)  請求をしたことの証拠の確保・・・「裁判」の証拠内容証明などで「催告」「請求」しても、相手方が素直に応じてくれない場合には、最終的には「裁判」などの法的対応をせざるを得ないことになります。その裁判などで勝訴するには「証拠」が必要不可欠です。単に口頭で、請求しまたは普通郵便やメールなどで請求書を送付したとしても、「請求をした」という証拠が残らない場合があります。上記の消滅時効の中断・遅延損害金の発生・契約解除権の発生などを主張する場合、いつ、どのような内容で請求し、それが相手方に到達したかが重要になってきます。証拠がなければ、それらを主張しても認められないのが裁判の場なのです。そこで、「いつ」「ある一定の内容の」「請求をし」「いつ相手方に到達したか」ということを、証拠として残しておく必要があります。そのためには、「配達証明付きの内容証明郵便」で支払い請求等の請求書を郵送することが必要となってくるのです。
(5)内容証明は相手方に対してインパクトを与えることができます。通常は、内容証明の用途としてはこの目的が一番多いと言えます。内容証明は、決まった書式で送付しなければならないため、日常的に受け取る郵便とは、その体裁や雰囲気が全く異なります。いわば、格式ばった体裁となっており、差出人の強い意志、本気度を感じさせます。そして、さらに文面にも強い請求の意思や法的措置の予告を盛り込むことにより、相手に通常の請求書とは異なる大きなインパクトを与えることができるのです。それによって、今まで何らの連絡もしなかった相手方から連絡があり返済方法の相談があったり、支払いに応じる可能性も高くなります。このようなインパクトとは、私どもの様な法律の専門家が作成代理人として送付することで効果が倍増します

 

4.内容証明郵便による「催告」「請求」書の書き方
内容証明郵便による支払い請求・債権回収の催告・請求書の書き方には、こう書かなければならないというものはないのですが、内容証明で請求する意味の効果を十分発揮するには、最低限、記載しなければならないものはあります。
(1)  形式
内容証明郵便は、通常の郵便とは異なり、文字数、行数、使える文字・記号があり一定のルールがありますので、郵便局のホームページなどで確認する必要があります(詳細は、除きます。)。
(2)  内容
内容証明郵便で請求する意味の効果が十分に発揮できる内容にしなければなりません。したがって、最低限、請求している債権の内容を特定する必要があります。その債権の特定のためには、契約日・債権者と債務書・契約や債権の内容・金額・支払期日などが必要になってきます。先述したように、内容証明は、明確な証拠として残ってしまいますので、間違った内容や不適切な文面となってしまいますと逆に自分(又は自社)に不利な証拠になってしまいます。したがって、この面からでも内容を考えるにあたって十分注意が必要です。

5.まとめ
以上の様に、内容証明郵便には多くの法的効果が発生しますので、いやおうなしにかなりの法的知識が必要となってきます。そのため、支払い請求などで内容証明郵便などを利用する場合には、ご自分でされるべきか私どもの様な行政書士などの法律の専門家に依頼すべきかを十分に検討する必要があります。ご自分でした結果、かえって何もしない方が良かったという結果を招いている場合も多々あります。
当事務所では、初回の相談料は、無料となっていますので、お気軽にご相談いただければと思います。ご相談内容の具体的事案のなかでもっと深く詳細にわたってお話し・ご説明できるのではないかと思います。ご相談の結果、ご自分でもできると判断されたのであればそれはそれでよろしいのではないかと思っています。 以上

 

 

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